Skillando Italian Tour: l’esperienza del Piccolo Museo del Diario

All’inizio del 2021 Assif ha deciso di patrocinare un’iniziativa nuova, lo Skillando Italian Tour, un’operazione di volontariato professionale che si poneva l’obiettivo di aiutare la digital transformation il non profit italiano.
Il viaggio si è articolato in sei tappe – che ha attraversato tutto lo stivale – per aiutare nel loro progetto di trasformazione digitale sei enti e organizzazioni non profit selezionate tra oltre 60 organizzazioni. Skillando Italian Tour, nasce all’interno di Skillando Digital Volunteering ed è un progetto fondato da Filippo Scorza e Paolo Marazzi nel 2017.

Il tour è partito il 2 Maggio da Milano e si sta per concludere il 10 in provincia di Agrigento.
Realizzato grazie al supporto di diverse aziende e partner, Paolo e Filippo si sono spostati con mezzi pubblici e in bici per incontrare a Milano, la Lega Italiana per la Lotta contro i Tumori – LILT Milano Monza Brianza APS, a Cesena Diabete Romagna, a Pieve Santo il Piccolo museo del diario, a Roma SeedScience, a Caserta Rain Arcigay Caserta ODV e a Santa Margherita di Belice (Agrigento) l’A.S.D. Leoni Sicani Onlus. In ogni tappa sono stati raggiunti da un team di volontari pronti ad aiutare l’organizzazione nel progetto definito.

A pochi giorni dalla fine del tour, Assif ha pensato di farsi raccontare in prima persona l’impatto del tour da una delle organizzazioni protagoniste: il Piccolo museo del diario la cui fundraiser, Loretta Veri, è socia di Assif da molti anni.

Il contesto

Come tutto il settore culturale, anche il PMD nel 2020 si è trovato davanti a una grande sfida: adattarsi ai cambiamenti imposti dalla pandemia. Oltre ai lunghi tempi di chiusura, la pandemia ha significato anche niente più visite scolastiche e un numero di visitatori estremamente ridotto.
Nell’ottica di affrontare adeguatamente i bisogni e le sfide presenti e future, il Museo ha definito una strategia abbiamo definito una strategia finalizzata all’offerta di una serie di attività, servizi e strumenti legati alla didattica o alla fruizione culturale, pensati per due diversi target group: la scuola sia primaria che secondaria e il pubblico generico.
Per questo ha cominciato a realizzare dei kit didattici volti a:
i) avvicinare gli utenti ad alcune tematiche (storiche, sociali, culturali) particolarmente emblematiche per il fondo archivistico conservato da ADN;
ii) coltivare la relazione con le classi di studenti che hanno visitato in passato il museo;
iii) ingaggiare e coinvolgere fasce eterogenee di pubblico;
iv) attivare rapporti partecipati con gli utenti attraverso pratiche di sperimentazione creativa.

Senza una strategia di marketing però questo progetto non poteva compiutamente realizzarsi. Ed è qui che entrato in gioco Skillando.

Cosa vi ha spinto a partecipare a Skillando e quali erano le vostre aspettative?

Abbiamo raccolto più di una sollecitazione che ci derivava dal mondo del fundraising che conosce sia la realtà dell’Archivio dei diari che quella del Piccolo museo del diario. Nell’analizzare la call abbiamo cercato di capire quale segmento delle nostre attività poteva avere le giuste caratteristiche per la partecipazione. Il dubbio iniziale era quello che si cercassero realtà molto meno digitali della nostra che ha già iniziato a sfruttare tali opportunità da anni in molti settori. Non ci sentivamo totalmente estranei all’ambiente digitale e ci pareva che la call mirasse a far crescere realtà più analogiche. Così abbiamo puntato sul Piccolo museo del diario che ha margini di crescita esponenziali e in particolare su uno dei nostri punti deboli: come fare in modo che un prodotto digitale, i KIT e laboratori didattici pensati dal museo e realizzati con i dotdotdot, potessero raggiungere il pubblico al quale sono destinati. Abbiamo dunque cercato di capire come poter migliorare le proposte sulla didattica museale e la sua promozione confrontandosi con un gruppo di persone formate in ambiti diversi dal nostro. Avevamo buone aspettative, superate dalla competenza e dall’entusiasmo dei volontari.

Il gruppo di volontari che è arrivato a Pieve Santo Stefano era composto da 9 volontari (oltre Paolo e Filippo), voi avete impegnato sul progetto 4 risorse. Raccontateci un po’ dei 4 giorni di lavoro con il gruppo di volontari.

C’è sempre da imparare, soprattutto se si ha la mente aperta per farsi mettere in discussione. All’inizio non è semplicissimo perché ci si deve abituare al linguaggio, ai modi, all’atteggiamento degli altri. Noi li abbiamo soprannominati “gli skillando” e credo che continueremo a lungo a a chiamarli così e a ricordarli. Ricordare è nella nostra natura.
Ci siamo divisi in gruppi, chi lavorava sul fundraising con le fundraiser dell’Archivio, chi smanettava fra piattaforme di ticketing online e plugin di wordpress, realizzando complicati fogli excel pieni di formule magiche e quantificazioni di sprechi di tempo… Poi c’era chi faceva le pulci al sito piccolomuseodeldiario.it mettendo in evidenza pregi e difetti e proponendo cambi radicali, intermedi, soft. Chi analizzava il nostro attuale sistema di prenotazione biglietti, che sapevamo già essere elefantiaco, e ci dava soluzioni chiavi in mano per passare dal faccio tutto a mano a faccio tutto in automatico.
Il lavoro più corposo è stato quello per cui “gli skillando” sono stati chiamati in azione: la strategia di promozione di Kit e laboratori didattici. Soluzioni con A/B test per spedire mail e lettere cartacee alle scuole si sono intrecciati con ricerche di istituti da contattare in tutto il centro Italia. E infine c’era anche chi lavorava a creare QR-Code per permettere ai visitatori stranieri di fruire dei contenuti del museo dal proprio smartphone visto che le audioguide sono ancora un oggetto proibito causa Covid.
Abbiamo arricchito il nostro vocabolario – molto radicato sulla lingua e i dialetti italiani che pratichiamo da 37 anni raccogliendo diari e memorie – con nuovi termini che hanno riecheggiato per giorni nelle stanze dell’antico Palazzo Pretorio: personas, scenarios, funnel, mockup, as-is, brief, scraping, lead magnet, work-flow e mille altri. Le tre guide del museo saltellavano da un gruppo all’altro cercando di incamerare più informazioni e stimoli possibili e di essere d’aiuto fornendo dati, materiali ma soprattutto comunicando l’esperienza di visita del nostro museo. Siamo contenti che abbia fatto luccicare molte pupille anche fra chi è più abituato a stare davanti a un monitor che a lasciarsi trascinare dall’emozione della vita degli altri.
E alla fine quando sono state tirate le fila, il lavoro che ci veniva lasciato con generosità in una cartella del drive era impressionante.
Lo abbiamo festeggiato con una torta alla panna e la foto di rito con le due menti di questo originale progetto.

Quali sono stati, dal vostro punto di vista, i risultati di questi 4 giorni di intenso lavoro?

I risultati del lavoro ci hanno consentito di tracciare nuove prospettive rispetto al progetto iniziale: abbiamo cercato di ottimizzare la landing page per la vendita del kit didattico “Diari Incrociati”, studiato una campagna di promozione e fidelizzazione degli utenti, creato una banca dati con i contatti degli istituti scolastici del centro nord Italia, ma anche elaborato un sistema di prenotazione e vendita dei biglietti on line e creato dei QR-Code informativi per aumentare l’esperienza di visita per gli ospiti italiani e stranieri del Piccolo museo del diario.

E anche sul fronte fundraising abbiamo recepito molti utili suggerimenti su come coinvolgere meglio i donatori, migliorare il sito attivalamemoria.it, risolvere con un semplice form di Google i problemi di privacy di Satispay che limitano la tracciabilità delle donazioni. È stata l’occasione e la spinta per rimettere mano al sito del Piccolo museo del diario e aggiornarlo, cosa che avremmo dovuto fare da almeno un paio d’anni. E adesso che lo abbiamo messo a posto e affidato alle cure di un esperto, ci impianteremo un plugin di prenotazione che ci permetterà di rendere autonoma e più efficace l’interazione con l’utenza che vuol prenotare un biglietto al museo.
Risultati che sono andati oltre le nostre aspettative e hanno già impresso un cambiamento fin dai giorni immediatamente successivi al tour.

Quali sono i 3 principali insegnamenti che vi portate a casa da questa esperienza?

Abbiamo capito, una volta di più, quanto sia importante mettersi nei panni dell’utente davanti a una proposta didattica e commerciale, abbiamo avuto l’opportunità di un confronto con persone competenti in vari ambiti che ci hanno fatto scoprire nuovi strumenti per migliorare il lavoro quotidiano. Non è mai facile mettersi in discussione ma è molto stimolante essere analizzati con occhi esperti ed estranei (quindi oggettivi).

Cosa è cambiato al PMD dopo il passaggio di Skillando?

Lo staff del museo e la direzione dell’Archivio Diaristico Nazionale si sono subito riuniti per analizzare il lavoro del gruppo Skillando. Con i dovuti aggiustamenti e i necessari compromessi è emerso come tutti i progetti proposti saranno attuati. Scontato dire che il Piccolo museo del diario cambierà in meglio.

Secondo voi quanto è importante un progetto simile per non profit italiano?

È molto importante se si rispettano due essenziali prerogative che vanno nella direzione dell’incontro. Le organizzazioni devono mettersi in gioco, fornire un team competente su varie materie che segua tutto il percorso, essere aperte al cambiamento ed essere pronte a farsi analizzare. Chi arriva deve avere un approccio che mira anche all’ascolto delle esigenze dell’ente e delle sue aspettative. Non è sempre facile capire le scelte di un’organizzazione non profit e tendere a filtrarle con un parametro commerciale. L’incontro fra due realtà diverse è sempre stimolante se c’è il desiderio di trovare un punto di confluenza. Per noi è stato un vero arricchimento. Ma dai post che abbiamo letto su Linkedin o in giro per il web abbiamo capito che il Piccolo museo del diario ha lasciato una traccia nei cuori dei nostri nuovi amici. Un bel progetto di vera condivisione.

Siamo davvero contenti di aver constatato l’impatto di un progetto come questo direttamente dalle parole dello staff dell’organizzazione e siamo altrettanto felici che l’impatto di questo progetto e i bisogni del terzo settore verranno comunicati anche attraverso al realizzazione di un documentario: la casa di produzione ItalianFilm infatti, si è offerta probono di realizzare un documentario sul tour e sta seguendo Filippo e Paolo dalla prima tappa.

Ad maiora Skillando!